Kokoukset ja kongressit sekä niihin liittyvät kaupalliset ja tieteelliset näyttelyt ja juhlatilaisuudet ovat tiettyyn aihepiiriin tai teemaan liittyviä tapahtumia, joissa järjestävä taho tekee yleensä lähes kaikki palveluihin liittyvät suuret valinnat osallistujien puolesta etukäteen. Vihreiden arvojen ja vastuullisuuden asioissa on samoin: tapahtuman virallinen omistaja saattaa olla kotimainen tai kansainvälinen järjestö ja paikallinen järjestäjä on sitoutunut noudattamaan tapahtuman omistajan antamia ohjeita myös vastuullisuusasioissa. Joskus on niin, että tapahtuman omistaja vain antaa oikeuden järjestää seuraavan kokouksen ja antaa lähinnä suuntaviivoja järjestelyjä koskien. Silloin paikallisella järjestäjällä on melko vapaat kädet toteuttaa omia näkemyksiään ja samalla myös asettaa omia tavoitteitaan kokouksen sisällön ja ostettavien palveluiden suhteen. Järkevinä tunnetut suomalaiset ovat yleensä hyvin kunnianhimoisesti liikkeellä myös näissä asioissa: alalla kuin alalla on suuri ylpeydenaihe, jos pystyy kertomaan vastuullisista valinnoista ja toteutustavoista, joiden avulla on paitsi säästetty luonnonvaroja myös pystytty tekemään taloudellisesti kannattavia ratkaisuja osallistujien puolesta. On melko tavallista, että suomalaisten toteuttamien kokousten jälkeen isommassa kattojärjestössä ikään kuin herätään uuteen, moderniin toteutustapaan: jos rohkea edelläkävijä ja tehokas organisaattori Suomessa näyttää, mikä on mahdollista, niin muiden on helppoa sen jälkeen käyttöön uusia hyviä käytänteitä myös muiden maiden olosuhteissa.
Miten suuren kokouksen, seminaarin, kongressin, juhlaillallisen ja laajan näyttelyn toteuttajan pitäisi aloittaa vastuullisen tapahtuman suunnittelu? Ensin pitää valita vastuullisuuteen sitoutunut kaupunki eli destinaatio, joka kertoo tekemästään vastuullisuustyöstä konkreettisella tavalla. Turun kaupungilla on hienoja strategisia tavoitteita hiilineutraalin tulevaisuuden asioissa mutta kokouksen suunnittelussa ollaan yleensä niin käytännön tasolla, että kaupungin Työpisteessä työttömien ompelemien delegaattikassien kierrätysteema aiheuttaa suuremman keskustelun. Se on ymmärrettävää: strategia ohjaa koko kaupunkia oikeaan suuntaan mutta kokouksen järjestäjä tarvitsee käytännön työvälineitä ja tuotteita omia valintojaan helpottamaan. On nimenomaan destinaation ja yritysten rooli ratkaista etukäteen tuotteistamalla, hinnoittelemalla ja myymällä ne vastuulliset tuotteet, jotka järjestäjä voi valita. Tuotteistaminen ja ideointi ei voi olla asiakkaan vastuulla, ei myöskään parhaimpien käytänteiden tuntemus. Ammattitaitoinen ja ajan hengessä toimiva kokous- ja kongressikaupunki tuntee ja kuvailee oman alueensa vastuulliset ja monipuoliset palvelut läpinäkyvällä tavalla suurille ja pienille, kotimaisille ja kansainvälisille asiakkailleen. Valinnat taas tekee aina asiakas itse, omien tarpeidensa ja budjettinsa mukaan.
Suurimmat vastuulliset valinnat ovat kokoustalo, juhlatalo ja majoitus sekä niihin kaikkiin oleellisesti liittyvät ja kiihkeitä keskustelujakin nostattavat ruokailut. Suuret hotelliketjut ovat Suomessa erittäin valveutuneita kestävän kehityksen ja vastuullisuuden asioissa eli on helppoa lukea heidän sivuiltaan ja tutustumiskierroksilla kuulla myyntipäälliköiltä millä sertifioinneilla ja käytännön ratkaisuilla heidän palvelunsa toimivat. Kokoustalojen ja juhlatalojen vastuulliset palvelut taas ovat yleensä hyvin käytännönläheisiä ja raaka-aineiden ja ruuan ostamiseen eli tilaisuuksien toteutukseen liittyviä, joskin sertifiointejakin alkaa löytyä nykyään jo useimmilta. Myyjät kertovat näistä ratkaisuista suurella inspiraatiolla ja asiakas saa kuulla jopa ruuantuottajan tarkkuudella miten maukasta lähiruokaa juuri kyseisessä talossa on tarjolla. Nykyään Turun seudulla ja saaristossa ollaan jopa sillä tasolla, että juhlamenut vaihtuvat neljän sesongin mukaan ja samalla vaihtuu aina saatavilla olevien tuoreiden raaka-aineiden paras valikoima.
Viestintä on myös tärkeässä roolissa vastuullisen kokouksen suunnittelussa. Ennakkoon hyvin suunniteltu, napakka viestintä on ainoa keino kertoa tilaisuuteen saapuville vieraille minkälaisia vihreitä ja vastuullisia valintoja heidän puolestaan on jo ennen tapahtuman alkua tehty. Ruoka on valittu lähiruuan teemojen mukaisesti ja kasvisruokaan painottuen, lahjoja ei ole ostettu vaan lahjoihin varattu raha on ehkä lahjoitettu tapahtuman teemaa lähellä olevaan paikalliseen hyväntekeväisyyskohteeseen ja suomalainen hanavesi on maailman parasta laadultaan, joten pullovesiä ei tarvita. Ja vaikka pullovesiä olisikin tarjolla niin koko maan kattava pullopanttijärjestelmä takaa, että emme ole tekemässä ympäristörikoksia! Saattaa olla, että osa luennoitsijoistakin on lahjoittanut luentopalkkionsa hyväntekeväisyyteen, jos sitä vain on heiltä haluttu ja ehditty ennakkoon kysyä. Kokoustalot, juhlatalot ja majoituskohteet on valittu kävelymatkan päästä toisistaan, jotta yhteisiä kuljetuksia ei tarvita lainkaan. Meillä Turussa jopa paikallinen joukkoliikenne eli FÖLI on tässä aihepiirissä aikaansa edellä: Turussa voi tapahtuman vieraille hankkia etukäteen jaettavaksi QR-koodit, joiden kanssa voi nousta linja-autoon ja kustannus muodostuu ainoastaan tehdyistä nousuista. Todella vastuullista ja kustannustehokasta: kuluja ei kerry lainkaan, jos on kaunis ilma ja suurin osa vieraista haluaa kävellä.
Vastuullisuus on kokousten ja juhlien maailmassa ennakkoon tehtyjä rohkeita valintoja, sitkeää suunnittelua ja avointa viestintää. Parhaimmillaan vastuulliset valinnat ovat myös paikallisia, järkeviä ja säädyllisen hintaisia. Kaikkia vastuullisia valintoja yhdistää kuitenkin yksi kirkas ajatus: niistä tulee sekä myyjälle, ostajalle että kokouksen osallistujalle tosi hyvä mieli.
Teksti: Sari Ruusumo