Ihmisten ja yhteisöjen tarve kokoontua, verkostoitua ja vaihtaa ajatuksia pysyy vahvana. Tähän luottavat kongressikaupunki Turun luotettavat yhteistyökumppanit Turun Messukeskus ja videotuotantoyhtiö RajuLive, jotka ovat ketterästi auttaneet toteuttamaan laadukkaita tapahtumia myös pandemian aiheuttamana poikkeusaikana.
– Meille erilaiset digitaaliset ratkaisut ja virtuaalitapahtumat ovat olleet arkea jo pitkään, mutta nyt myös järjestäjien ja osallistujien valmiudet ovat aivan eri tasolla kuin aikaisemmin. Voi vain arvailla, montako vuotta muutokseen olisi muuten mennyt, toteaa RajuLiven toimitusjohtaja Johan Ekman.
Myös Turun Messukeskuksen liiketoimintajohtaja Päivi Hoikkala on tyytyväinen huimaan digiloikkaan, mutta hän muistuttaa kohtaamisbisneksen arvosta ja ytimestä. Tekniikka ei voi loputtomiin korvata ihmisten tapaamista kasvotusten.
– Fyysisten kontaktien merkitys saattaa jatkossa olla jopa entistä suurempi, koska olemme eläneet rajoitusten kanssa jo niin pitkään. Todennäköisesti ihmiset lähtevät suurella innolla paikan päälle tapahtumiin, kun se on jälleen mahdollista, Hoikkala ennakoi.
Toteutusmuodoista yhä suositummaksi vakiintuu varmasti hybridi, joka yhdistää perinteisen ja verkkotapahtuman parhaat puolet. Hybridi voi jopa lisätä tasavertaisuutta yhteisöissä ja yrityksissä, joissa kansainväliset seminaarimatkat ovat usein vain konkareiden ulottuvilla.
– Kun tapahtumaan pystyy osallistumaan myös verkossa, järjestäjä voi halutessaan saada mukaan tavallista suuremman joukon osallistujia tai vaikkapa kansainvälisen puhujan, jota olisi muuten vaikea saada Suomeen. Jos ei ole välttämätöntä matkustaa osallistuakseen, säästetään aikaa, rahaa ja ympäristöä, Ekman sanoo.
Messukeskuksessa taipuisa tilapaletti
Turun Messukeskus on luonteva kotipesä hybriditapahtumille tänään ja huomenna, sillä sen monipuolinen tilavalikoima taipuu kymmenen hengen kokouksista jopa kymmenien tuhansien kävijöiden messuihin.
Isojen näyttelytilojen lisäksi Messukeskuksessa on avara auditorio, viihtyisiä kokoushuoneita ja juhlava ravintolasali catering-palveluineen. Hyvät kulkuyhteydet ja 3000 parkkipaikkaa ovat valtti etenkin massatapahtumien aikaan.
– Rajoitukset lieventyvät varmasti aikanaan, mutta terveysturvallisuus on tullut tapahtuma-alalle jäädäkseen. Se on erittäin hyvä asia, Hoikkala painottaa.
Messu- ja tapahtumajärjestäjät ry:n materiaalit auttavat viestimään hygieniaohjeista asiakkaille ja heidän vierailleen. Messukeskus on myös mukana Clean & Safe Turku -verkostossa, johon kuuluvat yritykset ovat sitoutuneet toimimaan vastuullisesti asiakkaiden turvallisuudesta huolehtien.
– Tavoitetta helpottaa se, että meillä on hyvä ilmanvaihto ja paljon tilaa – seinät leveällä ja katto korkealla, Hoikkala kuvailee.
Kiinteä studio säästää kustannuksia
Tapahtumien esitystekniikkaan ja ohjelmapalveluihin erikoistunut Rajupaja sekä videotuotannosta vastaava sisaryhtiö RajuLive ovat Turun Messukeskukselle taitavia kumppaneita huolehtimaan hybriditapahtumien järjestelyistä. Messukeskukseen pandemian aikana rakennettu kiinteä tv-tason studio on asiakkaille helpotus ja kustannusetu, sillä valmiina tapahtumapaikalla oleva laitteisto säästää vähintään yhden työpäivän.
– Turun Messukeskus on paikkana niin muuntautumiskykyinen, että tapahtumajärjestäjä voi huoletta päättää päivämäärän ja alkaa rohkeasti suunnitella sisältöä. Toteutusta voi tarkentaa sitten lähempänä h-hetkeä, Ekman kannustaa.
Epävarmuutta oppii torjumaan ammattilaisten tuella. RajuLive ei huolehdi pelkästään tekniikasta vaan auttaa asiakasta suunnittelemaan ja valitsemaan fiksua toteutustapaa. Olipa Messukeskuksessa järjestetyn tapahtuman lopullisena muotona sitten verkkolähetys, hybridi tai fyysinen tapahtuma, kaikki lisäpalvelut räätälöidään aina asiakkaan tarpeen mukaan.
– Aloitamme aina huolellisella tarvekartoituksella, jotta tilaisuuden luonne on oikeanlainen tavoitteisiin nähden. Haluamme tukea järjestäjiä koko matkan suunnittelusta toteutukseen.
Ekmanin mielestä on tärkeää, että verkkotuotannon teknisistä asioista osataan puhua ymmärrettävästi ja asiakasta arvostaen.
– Olen kuullut paljon myönteistä palautetta RajuLiven ammattimaisesta tavasta kohdata asiakkaat ja heidän tarpeensa, Hoikkala toteaa hymyillen.
Kotikutoisuus jääköön arkeen
Ihmisten odotukset verkkolähetysten laadusta ovat muuttuneet vauhdilla. Etäyhteyksien päähän pakotetulle kelpasi alkuun se, että asiat saatiin jotenkin hoidettua. Nyt videopalaverit sujuvat jo lähes rutiinilla.
– Päivittäisessä käytössä oleva verkkopalvelu voi siksi tuntua houkuttelevan helpolta ratkaisulta järjestää myös virallisempia etätilaisuuksia. Kannattaa kuitenkin pohtia, mitä kotikutoinen toteutustapa viestii osallistujille, Hoikkala sanoo.
Ammattimaisesti suunniteltu ja toteutettu lähetys erottuu edukseen arkisesta videopalaverien ja webinaarien virrasta. Vaikka paikan päällä Messukeskuksessa olisi vain pääpuhuja tai juontaja, studion lavasteilla ja valaistuksella luotu vapautunut tunnelma antaa sisällölle uskottavuutta. Tekniikan toimiessa moitteettomasti osallistuja tuntee, että hänen aikaansa arvostetaan.
– Ihmisten pinna näyttöpäätteen äärellä on lyhentynyt, Ekman muistuttaa.
Vuorovaikutuksen oltava aitoa
Etäosallistujan jaksamista toki koetellaan, vaikka tilaisuus olisi toteutettu ammattimaisella otteella ja ohjelma etenisi jouhevasti. Siksi hybridia kannattaa elävöittää lisäämällä lähetykseen virikkeitä ja aitoa vuorovaikutusta.
– Hybriditilaisuudessa etäosallistujat voi ottaa aktiivisesti mukaan esimerkiksi äänestysten, tietokilpailujen tai pikaviestien avulla. Ja jos kommentteja pyydetään, ne pitää myös huomioida. Juontajalla on tärkeä rooli osallistajana.
Kokouksien ja kongressien epävirallisia osuuksia, kuten kahvitaukoja ja illallisia, on mahdotonta toteuttaa sellaisenaan etäyhteyksin. Virtuaalisia ratkaisuja ja uusia ideoita pyritään silti kehittämään jatkuvasti, sillä verkostoituminen on painava syy osallistua tapahtumiin.
– Kyllä ihmiset voidaan saada viettämään iltaa yhdessä myös virtuaalisesti. Osallistujille voidaan vaikkapa lähettää valmis illallinen kotiin tai paketti ruoka-aineita, joista jokainen voi kokata omansa.
Ovatko tulevaisuuden seminaarit sitten aitojen ihmisten foorumi vai virtuaalisten näköishahmojen temmellyskenttä – vai jotain ihan muuta?
Ekman ja Hoikkala myöntävät, että tapahtuma-alan innovaatioita ja virtuaalitoteutusten vauhdikasta kehityskulkua on vaikea ennustaa edes muutaman vuoden päähän.
Se on varmaa, että tahdissa kannattaa pysyä mukana.
Teksti: Merja Kallikari
Kuva: Mika Okko