Ensimmäinen RENT-kongressi järjestettiin vuonna 1987 Brysselissä ja sen toteutti EIASM (European Institute for Advanced Studies in Management) eli kansainvälinen järjestö, johon kuuluu yli 40 000 tutkijaa. EIASM omistaa ja toteuttaa joka vuosi järjestettävän RENT-kongressin tapahtumana ja toimii edelleen sen kongressitoimistona, jonka kautta mm. ilmoittautumiset ja rahaliikenne hoidetaan.
Pandemia tuli ja sotki myös yrittäjyyden tutkimuksen vuosittaisten tapahtumien normaalin rutiinin. RENT 2019 ehdittiin vielä toteuttaa normaalisti Berliinissä marraskuussa 2019, enteilevällä teemalla ”Embracing uncertainty”. Vuoden 2020 kongressi piti järjestää Napolissa, mutta toteutettiin lopulta italialaisten tutkijoiden avustuksella virtuaalisessa muodossa Brysselistä käsin.
Päätöksiä tehtiin tiedon eikä luulon varassa
Kesäkuussa 2021 RENT-kongressin kolme vastuullista tahoa eli turkulaiset yrittäjyystutkijat, ECSB ja EIASM päättivät toteuttaa kyselyn, jolla kartoitettiin millä todennäköisyydellä yrittäjyystutkijat matkustavat Suomeen jos kongressi toteutetaan paikan päällä Turussa. Kyselyssä kysyttiin myös antaako työnantaja luvan matkustaa, ei yksinomaan tutkijan halua tai intoa osallistumiseen. Tulokset olivat lupaavia ja suurin osa aikoi matkustaa.
Elokuussa 2021 toteutettiin toinen kysely ja koska tulokset olivat edelleen rohkaisevia, elokuun lopussa päätettiin järjestöjen ja puheenjohtajien yhteisessä kokouksessa toteuttaa kongressi Turussa. Kesän jälkeen Suomen tartuntaluvut olivat rohkaisevan alhaisia ja rokotteiden ottamisen arvioitiin etenevän ripeästi myös. Kokoustalon ja juhlatalon varaukset vahvistettiin ja Turun kaupungin tarjoaman vastaanoton toteuttamisesta käynnistettiin neuvottelut.
-Kongressin omistava järjestö EIASM oli myös vahvasti toteuttamisen kannalla, sillä hybridi-mallin kongresseissa oli havaittu ihmisten jäävän viime tingassa online-osallistumiseen. Paikan päällä toteutettava tapahtuma on tietysti myös kannattavampaa liiketoimintaa, toteaa professori Ulla Hytti.
-Itse koin, että hybridin kongressin toteuttaminen olisi ollut meille kaksinkertainen määrä työtä. Hybridi olisi tarkoittanut myös lisäkuluja järjestäjille. Olin heti alussa sitä mieltä, että toteutus on ”joko tai” eli paikan päällä tai kokonaan verkossa.
-Kun päätös oli tehty, niin homma oli vain hoidettava ja pidettävä pää kylmänä, toteaa Ulla Hytti tyynen rauhallisesti.
Viime hetken yllättäviä tilanteita
RENT 2021 järjestettiin Turussa, Radisson Blu Marina Palacessa 17.-19.11.2021. Turkuun saapui 240 delegaattia, joista 200 oli kansainvälisiä. Suurin yksittäinen kansallisuus olivat saksalaiset delegaatit. Kongressin internet-sivuilla ohjattiin delegaatit käyttämään Finentry-palvelua, josta sai parhaan ajantasaisen tiedon Suomeen saapumisesta.
Loppumetreille asti riitti jännitystä joka päivälle. Pandemiatilanne Suomessa kehittyi syksyllä pikkuhiljaa huonompaan suuntaan ja viranomaisten ohjeita piti seurata joka päivä.
Koronapassi otettiin nopealla aikataululla ja kongressia edeltävällä viikolla käyttöön ensimmäistä kertaa koko Suomessa. Keskieurooppalaiset delegaatit olivat toki koronapassin käyttöön jo tottuneet pidemmän aikaa ja USA:n rokote- ja testitodistuksilla Suomeen saapuneet pystyivät aukottomasti osoittamaan vastaavat dokumentit.
-Mitään ongelmia koronapassin käyttöönoton kanssa ei tullut. Sen olisi voinut ottaa käyttöön Suomessakin jo huomattavasti aikaisemmin, toteaa Ulla Hytti.
Kukaan ei kuitenkaan osannut ennakoida, että Turun kaupungintalon vahtimestarit menevät lakkoon juuri ennen kaupungin vastaanottoa.
-Hetken aikaa oli pohdinnassa, seisooko siellä ovella kaupungin henkilökuntaa vai meidän omaa väkeä. Siinäkin kohdassa sanoin vain joka suunnalle ”yes, yes, yes, onnistuu” ja päätin uskoa siihen itsekin, Ulla Hytti nauraa.
-Lopulta Turun kaupungin kansainvälisten asioiden päällikkö Mika Akkanen tuli itse Kaupungintalon ovelle tarkistamaan vieraiden koronapassit. Ja sehän sopi hienosti, hänhän on Turun kauppakorkeakoulun alumneja itsekin
-Kaupungin vastaanotto oli oikein onnistunut ja erityisesti Turun kaupungin tuoreen apulaispormestari Ville Valkosen tervetulopuhetta pidettiin edustavana, inspiroivana ja yrittäjyyden aihepiiriin sopivana, kertoo Ulla Hytti.
Loppu hyvin, kaikki hyvin
Lopulta yrittäjyystutkimuksen kongressi toteutui Turussa keskellä pimeintä marraskuuta menestyksekkäästi. Palautekyselyn perusteella järjestelyt sujuivat erittäin hyvin ja tutkijat olivat inspiroituneita saadessaan taas tauon jälkeen tavata pitkäaikaisia yhteistyökumppaneitaan. Kongressi ja majoitus toteutettiin Radisson Blu Marina Palacen tiloissa ja hotellin monipuoliset palvelut ja kokouksen tarjoilut saivat erinomaista palautetta. Myös Turun kaupungin tarjoamia muistikirjoja ja ylijäämäkankaista ommeltuja delegaattikasseja sekä niiden ”Urban legends since 1229” -teemaa kehuttiin.
RENT-kongressin illallinen toteutettiin korkeassa, ilmavassa Aitiopaikka-salissa Valtion virastotalossa, joten kestävän kehityksen periaatteita voitiin noudattaa ja illalliselle voitiin kävellä hotellilta Aurajoen rannan iltavalaistuksessa.
-Aitiopaikka-ravintolan Niina Obradovicilla oli hyvä asenne. Koronapassi oli heillekin uusi asia mutta se otettiin heti käyttöön ilman mitään ongelmia. Ja mikä parasta, kongressin illallinen oli kyllä yksi kaikkien aikojen parhaita, kehuu Ulla Hytti
-Vaikeinta koko projektissa oli oikeastaan loppumetreillä herännyt epävarmuus siitä, tulevatko ihmiset todella paikalle vai peruvatko he matkansa viime tingassa, Ulla Hytti muistelee
-Siinä kohtaa en oikeastaan jaksanut kuunnella epäileviä kommentteja. Delegaatteja oli kuitenkin ilmoittautunut jopa saman verran kuin ennen pandemiaa eli lähtökohdat olivat erinomaiset. Kesän jälkeen uskalsin toivoa vain noin 150 osallistujaa. Edes se, että Turun lentokentän kansainväliset lentoyhteydet eivät olleet syksyllä 2021 palautuneet pandemiaa edeltävälle tasolle, ei vaikuttanut delegaattimäärään.
-No pitihän siinä välillä vähän haasteiden kohdalla aina ”hengitellä” kun perääntyäkään ei enää voinut. Ja kongressin jälkeen tuli viikonloppuna melkoinen väsymys. Mutta kaikki sujui lopulta kuitenkin todella hienosti, toteaa Ulla Hytti tyytyväisenä.
Teksti: Sari Ruusumo
Kuva: Friederike Welter