14.11.2022
Kansainvälisen kongressin omistaa ja toteuttaa yleensä jonkin erikoisalan kansainvälinen järjestö tai tieteellinen seura. Pohjoismainen ”Nordic Association of University Administrators” -järjestö on perustettu vuonna 1976 ja sen jäseninä toimii 65 pohjoismaista yliopistoa. Järjestön tehtävä on yliopistoissa tehtävän hallinnollisen työn kehittäminen ja alan ammattilaisten verkostoituminen. Järjestön viestinnän alan ammattilaisille suunnattu NUASkom-konferenssi järjestetään kahden vuoden välein eri Pohjoismaissa ja se saapuu Suomeen kahdeksan vuoden välein.
Konferenssi on aiemmin järjestetty Turussa vuonna 2004. Konferenssin ajankohtaa jouduttiin siirtämään pandemian vuoksi kahteen kertaan.
NUASkom 2022 -konferenssin toteuttivat Åbo Akademi ja Turun yliopisto yhteistyössä Aboa kongressi- ja tapahtumapalvelut Oy:n (Aboa) kanssa.
- Meitä itse asiassa pyydettiin järjestämään konferenssi, sillä olimme juuri saaneet vuonna 2019 loistavaa palautetta kansallisten viestintäpäivien järjestelyistä. Ja kyllä meillä Turussa olikin kunnianhimoa ohjelman rakentamiseen, kertoo Åbo Akademin viestintäpäällikkö Thurid Eriksson.
NUASkom-konferenssin sisällöstä vastaa pohjoismaisen järjestön suunnitteluryhmä. Tavoitteena on tuottaa ohjelma, jossa on ajankohtaisia aiheita ja samalla hyödyllistä ja käytännönläheistä sisältöä uransa eri vaiheissa oleville, yliopistoissa työskenteleville viestinnän ammattilaisille. Keskustelun avauksia käynnistettiin Turussa ns. sirkus-tyylin luennoilla, joissa noin kymmenessä erillisessä sessiossa nopealla tahdilla esitettiin 20 minuutin aiheen alustus ja sen jälkeen avattiin mahdollisuus kysyä ja keskustella. Aiheina nousivat esiin erityisesti kriisiviestintä, yliopistojen ulkoisten suhteiden ja kansainvälistymisen edistäminen sekä tutkijoiden työn tukeminen viestinnän ammattilaisten konsultoivalla avulla.
Oheisohjelma ja verkostoituminen on tärkeä osa ohjelmaa
NUASkom 2022 päätettiin järjestää poikkeuksellisesti siten, että vieraat voivat heti Turkuun saapuessaan osallistua oheisohjelmiin. Valittavana oli mm. historiallinen kävelykierros yliopistoalueella ja keskiaikainen kierros Turun linnassa. Suuren suosion sai myös suomalainen saunaretki meren rannalla, Harjattulassa. Tervetulotilaisuuteen Åbo Akademin Piispankadulla sijaitsevaan vanhaan teollisuusmiljööseen rakennettuun Arken-rakennukseen saapuikin todella hyväntuulisia ja rentoutuneita osallistujia, jotka olivat jo ehtineet karistaa matkan pölyt jaloistaan ja verkostoitua muiden osallistujien kanssa.
- Arkenin tervetulotilaisuuteen osui aurinkoinen ilta, toteaa Thurid Eriksson tyytyväisenä.
-Pihalle rakennettiin lava ja turkulaisen KDC Dance Studion nuorten naisten vauhdikas ja moderni Street Festival -tanssiesitys sopi rentoon tunnelmaan erinomaisesti. Toki olimme varautuneet huonon sään sattuessa siirtymään sisälle Kårkafé Arkenin tiloihin mutta nyt saimme baarinkin avattua idylliselle sisäpihalle.
Varsinainen konferenssi sijoittui Turun yliopiston luonnontieteiden talojen Naturan ja Agoran valoisaan ympäristöön. Pääsykokeiden aikataulut tuottivat päänvaivaa, mutta yliopiston tilapalveluiden avulla nekin saatiin ratkaistua.
- Kesäkuun alussa yliopistojen pääsykokeet on aina huomioitava omien tilojen varaamisessa, muistuttaa järjestelyjä Thurid Erikssonin kumppanina koordinoinut Turun yliopiston viestintäyksikön kääntäjä Mari Ratia.
- Naturassa on Turun yliopiston suurin luentosali ja varauduimme alun perin noin 300 osallistujan tuloon varaamalla myös neljä isompaa luentosalia sekä useita pieniä saleja seminaareille ja workshopeille. Unican Ravintola Galilei tuotti lounaiden ja kahvitaukojen maistuvat ruokapalvelut kätevästi samassa rakennuksessa, kertoo Mari Ratia.
Konferenssin iltajuhla järjestettiin pöytiin tarjoiltuna, istuvana illallisena Ruissalon Telakan Lindblom-salissa. Menomatkalle suunniteltu lauttamatka Aurajoen rannalta jouduttiin perumaan sateisen sään vuoksi ja kuljetus hoidettiin linja-autoilla. Illallisen upeasta ohjelmasta vastasi vuonna 1937 perustettu Åbo Akademin ylioppilaskuoro Brahe Djäknar.
- Akateemisten juhlien lauluperinne sai runsaasti ihastelua osakseen ja puheensorinan volyymi oli esityksen jälkeen melkoinen, nauraa Thurid Eriksson.
- Loppuilta viihdyttiin Apollo Orchestran johdolla ja konferenssin sosiaalisen median ”insta-kisakin” sai suuren suosion. Moni kävi ”insta booth” -valokuvauspisteellä ottamassa hauskoja valokuvia, muistelee Mari Ratia tyytyväisenä.
Tapahtuma-alan ammattilaiset apuna onnistuneessa toteutuksessa
Thurid Eriksson haluaa erityisesti kiittää tapahtuma- ja kongressitoimisto Aboan henkilökunnan ammattitaitoa ja joustavaa palvelua konferenssin järjestelyissä.
- Jouduimme siirtämään pandemian vuoksi konferenssin ajankohtaa ja kaikkia varauksia kolmeen kertaan. Olen itse järjestänyt lukuisia tilaisuuksia ja tiedän mikä valtava määrä työtä konferenssin järjestäminen on oman työn ohella. Aboan ammattilaiset hoitivat mm. konferenssin nettisivujen tuotannon, ilmoittautumisen ja osallistujaviestinnän sekä taloushallinnon. Myös illallisen järjestelyt ja oheisohjelman suunnittelu sekä käytännön järjestelyt hoidettiin Aboan toimesta mallikkaasti ja se oli meille suureksi avuksi.
- Saimme myös todella paljon kiitosta Turun kaupungin ja Visit Turun Kongressiyksikön tarjoamista värikkäistä delegaattikasseista. Kangaskassit ommellaan kaupungin työllistämistoiminnassa Työpisteessä ja niiden materiaali syntyy tekstiiliteollisuuden ylijäämänä. Vastuullinen idea oli meille tärkeä, toteaa Thurid Eriksson.
Thurid Eriksson ja Mari Ratia ovat erittäin tyytyväisiä siihen, miten NUASkom-konferenssin järjestelyt sujuivat ja miten erinomaista palautetta tapahtuma on saanut. Jatkoa ja tulevaisuuden konferensseja ajatellen yksi haaste nousee kuitenkin selkeästi yli muiden.
- Lentoyhteydet eivät Turussa vielä ole toipuneet pandemiaa edeltävälle tasolle ja juuri ennen konferenssia SAS perui kesän ajalta satoja vuoroja, joten lentoyhteydet olivat todella haasteelliset, pohtii Thurid Eriksson.
- Odotimme konferenssiin 300 osallistujaa ja lopulta paikalle saapui 180 delegaattia, joista 115 Ruotsista, Norjasta, Tanskasta ja Islannista. On kuitenkin vaikeaa arvioida, miten lentoyhteydet vaikuttivat lopulliseen henkilömäärään: kyse oli pandemian alkamisen jälkeen ensimmäisestä live-konferenssista.
Teksti: Sari Ruusumo
Kuvat: Mika Okko